Regel het risico van niet betalende klanten met strak debiteurenbeheer

Ondernemen is heel erg spannend en leuk. Maar je hebt ook altijd te maken met wat zaken die minder leuk zijn. Zo krijg je ongetwijfeld te maken met klanten die zich niet aan de betalingstermijn houden die op je factuur staat. Er ontstaat dan altijd een wat lastige situatie. je wilt de relatie met je klant niet op het spel zitten, maar wil wel graag dat je rekening betaald wordt. Toch is het verstandig om een strak debiteurenbeheer in te richten binnen je onderneming en tijdig een herinnering te versturen. Een klant zal dat begrijpen en zelfs vinden dat je professioneel overkomt. Hoe je een strak debiteurenbeheer inricht lees je in dit blog.

Het inrichten van een strak debiteurenbeheer

Allereerst begint het met de basis goed op order brengen. Het is uiteraard afhankelijk van je bedrijf wat de juiste basis is. Meestal begint het met het selecteren van de juiste software. Met deze software moet je in ieder geval het factureren goed in kunnen regelen. Het moet je helpen om dit soepel en efficiënt te doen. Het mooie is dat je dan gelijk scherp inzichtelijk hebt welke facturen je hebt uitstaan bij klanten met de daarbij behorende betalingstermijn. Het mooiste is als je je software kunt koppelen aan je internetbankieren. Zodoende zie je namelijk realtime welke betalingen binnen zijn en welke nog niet. Als dit op orde is dan is het van belang om te zorgen dat er binnen je organisatie iemand verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer. Er is dan iemand met focus op die de ruimte heeft om er kort op te zitten. Zorg dat diegene tijdig een herinnering stuurt bij het overschrijden van de betalingstermijn. Een gebruikelijke termijn is om  dat binnen vijf dagen te doen en op de herinnering een betalingstermijn van zeven dagen te hanteren. Als dit niks oplevert is het effectief om telefonisch contact te zoeken met je klant om tot nieuwe afspraken te komen.

Wat als je eigen debiteurenbeheer niet voldoende is?

Helaas komt het voor dat er toch geen betaling komt ondanks dat je je debiteurenbeheer goed hebt ingericht. Je zult dan over moeten gaan naar een volgende stap en dat is overdragen aan een incassobureau. Deze gaat via een minnelijke incassoprocedure alsnog proberen de vordering te innen. Dat betekent opnieuw aanschrijven en bellen van jouw debiteur. Omdat het door een incassobureau gedaan wordt is het vaak een effectief middel. Je klant zal meer dwang voelen om te betalen. Als dit niet helpt kan een juridische incassoprocedure opgestart worden. Hierin worden juridische middelen zoals beslaglegging ingezet.